In diesem Leitfaden erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwaltung Ihrer persönlichen Einstellungen und zur Nutzung der Demodesk AI-Funktionen in Ihrem Arbeitsalltag.

Automatisieren Sie monotone Aufgaben und gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück!

Personalisierte KI-Coach-Feedbacks
Detaillierte Einblicke in Ihre Leistung und Verbesserungsvorschläge
Automatisch erstellte Meeting-Zusammenfassungen und Follow-up-E-Mails
Tiefere Einblicke in Kundenmeetings durch den KI-gestützten Chat-Assistenten
Automatische CRM-Synchronisation und Deal-Updates

ℹ️ Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Tool-Admin oder kontaktieren Sie unser Support-Team (support@demodesk.com).

Video Onboarding & Training

1. Getting Started with the Demodesk NoteTaker

2. Daily Use & Beginner Tips

3. Adding the NoteTaker to a meeting (Gmeets, Teams, Zoom)

Einstellungen & Verknüpfungen

Vervollständigen Sie Ihre Profilinformationen: hier
Verwalten Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen: hier
Überprüfen Sie Ihre Aufzeichnungseinstellungen: hier
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass diese den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Unternehmensadministrator.
Verwalten Sie Ihre Integrationen / Verbindungen: hier
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Ihr CRM und Ihr Kalender verbunden sind.

Anwendung

Im folgendem Abschnitt führen wir Sie durch die Anwendung der Coaching & AI Module in Ihrem täglichen Arbeitsablauf.

Aufzeichnungen finden und öffnen

Aufzeichnungen öffnen

Wechseln Sie zum Bereich Aufzeichnungen: hier
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ansehen" auf der rechten Seite (siehe Screenshot).
Die Aufzeichnung öffnet sich in einem separaten Tab.

Aufzeichnungen über Filter durchsuchen

Sie können Ihre Aufzeichnungen anhand verschiedener Kriterien durchsuchen und filtern – wie im untenstehenden Screenshot dargestellt. So finden Sie gesuchte Meetings noch schneller und gezielter.

Verfügbare Filteroptionen:

Teilnehmende: Name, E-Mail-Adresse oder Unternehmen
CRM-Daten: Firmenname, Deal-Name, Salesforce-Account-Name oder Opportunity-Name
Meeting-Titel
Transkripte: Durchsuchen Sie den Transkript-Inhalt nach bestimmten Stichwörtern

Diese Filter helfen Ihnen dabei, die Ergebnisse einzugrenzen und relevante Aufzeichnungen schneller zu finden.

Unterhalb der Suchleiste können Sie Ihre Liste an Aufzeichnungen mit folgenden Filtern weiter eingrenzen:

Datum/Uhrzeit – Sortieren Sie Aufzeichnungen chronologisch
Meeting-Name – Sortieren Sie nach dem Titel des Meetings
Host – Filtern Sie nach der Person, die das Meeting gehostet hat
Feedback – Zeigen Sie nur Meetings mit bestimmten Scorecard-Bewertungen an

Zusätzliche Optionen

Sie können außerdem weitere Checkboxen anwenden, um Ihre Ansicht anzupassen:

Nur meine Meetings – Zeigt nur Meetings an, bei denen Sie der Host waren
Keine No-Shows – Blendet Meetings aus, bei denen Teilnehmer nicht erschienen sind
Bookmark/Lesezeichen – Zeigt nur Meetings, die Sie für schnellen Zugriff markiert haben

ℹ️ Die Schlüsselwortsuche funktioniert auch innerhalb von Aufzeichnungen (siehe Screenshot).

Feedback geben & anfordern

ℹ️ Admins können eine Automatisierung für das automatische Feedback des KI-Coachs einrichten. So entfällt die manuelle Vergabe oder Anforderung von Feedback, wie unten beschrieben.

Funktionsweise: Wenn eine Automatisierung aktiviert ist, bewertet der KI-Coach Meetings automatisch anhand des in den Demodesk-Einstellungen hinterlegten Scorecard-Modells. Anschließend generiert er ein Feedback, das die Leistung in den wichtigsten Bereichen widerspiegelt.
Nach jeder automatischen Bewertung erhalten Nutzer eine E-Mail-Benachrichtigung.

Persönliches, manuelles Feedback geben

Manuelles Ausfüllen der Coaching Scorecard:

Öffnen Sie die Aufnahme.
Klicken Sie auf „Feedback geben“.
Wählen Sie die gewünschte Scorecard aus.
Wählen Sie das Teammitglied aus.
Gehen Sie die Scorecard Schritt für Schritt durch, bewerten Sie die Leistung mit Symbolen und fügen Sie Ihre persönlichen Kommentare hinzu.
Klicken Sie auf „Feedback absenden“
Das ausgewählte Teammitglied erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.

Feedback vom AI Coach manuell anfordern

Vorausfüllen der Scorecard durch den KI-Coach:

Öffnen Sie die Aufnahme.
Klicken Sie auf „Feedback geben“.
Wählen Sie die gewünschte Scorecard aus.
Wählen Sie das Teammitglied aus, dem Sie Feedback geben möchten.
Klicken Sie auf „Feedback mit KI vorausfüllen“.
Warten Sie ca. 3 Minuten.
Überprüfen Sie die Antworten des KI-Coachs und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.
Klicken Sie auf „Feedback absenden“
Das ausgewählte Teammitglied erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.

Kommentare hinzufügen & Momente teilen

ℹ️ Kontextbezogene Kommentare ermöglichen schnelles und effektives Coaching, indem sie Feedback direkt innerhalb des Gesprächs erlauben. Zudem können Sie einen bestimmten Moment teilen, um die Aufmerksamkeit gezielt auf einen präzisen Zeitpunkt zu lenken.

Aufzeichnung öffnen
Transkript öffnen
Auf die drei Punkte rechts neben dem Transkript klicken
„Link zum Moment kopieren“ auswählen, um den Link zu diesem bestimmten Zeitpunkt intern oder extern zu teilen (Zugriffseinstellungen der Aufzeichnung beachten).
„Kommentar“ klicken, um eine Notiz zu diesem Moment hinzuzufügen (bei Bedarf mit genauem Zeitstempel).

ℹ️ Zusätzliche Informationen:

Nutzer mit Zugriff auf Aufzeichnungen können Kommentare hinterlassen (ausgenommen sind Nutzer mit Viewer-Lizenzen).
Admins können alle Kommentare löschen, während Nutzer nur ihre eigenen entfernen können.
Nur Nutzer mit einer Coaching- und KI-Lizenz können die entsprechenden Module in einer Aufzeichnung einsehen – alle anderen haben nur Zugriff auf die Aufzeichnung selbst.

KI Assistenten Chat & Zusammenfassungen

ℹ️ Die KI erstellt eine erste Zusammenfassung auf Basis vordefinierter Regeln in Demodesk. Zwar können Sie über den KI-Assistenten-Chat innerhalb einer Aufzeichnung eine alternative Zusammenfassung anfordern, die ein anderes Template oder benutzerdefinierte Eingaben verwendet, jedoch wird nur die erste passende KI-Zusammenfassung mit dem CRM synchronisiert.

Anforderung einer anderen KI-Zusammenfassung:

Aufzeichnung aufrufen
„KI-Assistent“ klicken
„Zusammenfassungen“ auswählen ODER Ihre spezifische Frage (=Prompt) in den KI-Chat eingeben.
Auf „Senden“ klicken und warten, bis die KI die Aufzeichnung neu analysiert und eine neue KI-Zusammenfassung bereitstellt.

🚀 Profi-Tipp: Sie können die KI auch eine Vorlage für eine Follow-up-E-Mail erstellen lassen.

KI CRM Concierge

ℹ️ Der AI CRM Concierge hilft Ihnen, die richtigen CRM-Daten nach jedem Meeting zu synchronisieren. Basierend auf den Meeting-Einblicken schlägt Demodesk das relevanteste Geschäft oder die passende Gelegenheit vor und füllt die CRM-Felder zur Überprüfung automatisch aus.

So überprüfen und bestätigen Sie die CRM-Synchronisierung

Gehen Sie zu Ihrer Aufzeichnung
Wechseln Sie zum KI-Assistenten-Tab
Überprüfen Sie den/die vorgeschlagene Deal/Opportunity
Nutzen Sie das Dropdown-Menü, um den Deal bei Bedarf zu ändern
Klicken Sie auf „Akzeptieren“, um die Synchronisierung zu bestätigen

🚀 Das Deal-Update und die Einblicke werden nach der Bestätigung automatisch in Ihr CRM übertragen.

Anwendung des KI Chats

ℹ️ Stellen Sie der KI Fragen über den Chat zum Meeting, um Punkte zu klären oder sicherzustellen, dass nichts übersehen wurde.

Beispielhafte Anwendungsfälle:

Klarstellung von Diskussionspunkten:
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein bestimmtes Thema während der Besprechung behandelt wurde, können Sie einfach eine Frage über unseren AI-Chat stellen.
  - Beispiel: „Wurde das Marketingbudget für Q3 besprochen?“. Die AI durchsucht das Transkript und liefert Ihnen die relevanten Abschnitte, in denen dieses Thema erwähnt wurde.
Erstellung von Follow-up-E-Mails:
- Nach einer Besprechung ist es oft notwendig, eine Follow-up-E-Mail zu senden, um die Diskussion zusammenzufassen und die nächsten Schritte zu skizzieren. Unsere AI kann Ihnen helfen, diese E-Mail zu entwerfen, indem sie das Transkript Ihrer Besprechung als Referenz verwendet. Sie können entweder unsere Vorlage verwenden oder die Frage wie folgt stellen:
  - Beispiel: „Können Sie eine Follow-up-E-Mail entwerfen, die die heutige Diskussion über die Produkteinführung zusammenfasst?“. Die AI erstellt einen E-Mail-Entwurf, der die wichtigsten Punkte der Diskussion enthält.
Verifizierung von Entscheidungen und Aktionen:
- Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Entscheidungen und Maßnahmen während der Besprechungen genau erfasst werden. Dies stellt sicher, dass Sie eine klare und genaue Aufzeichnung dessen haben, was beschlossen wurde und was als nächstes zu tun ist.
  - Beispiel: „Welche Entscheidungen wurden bezüglich des Projektzeitplans getroffen?“ oder „Was sind die nächsten Schritte, die wir für den Kunden vorgeschlagen haben?“.

Daten & Einsichten

ℹ️ Ihre persönlichen Daten und Einsichten helfen Ihnen Ihre eigenen Leistungstrends und Ihr persönliches Feedback zu verfolgen.

Als Manager haben Sie Zugriff auf alle Daten und Einsichten Ihres Teams.

👉 Für eine vollständige Übersicht der verfügbaren Metriken im Daten Dashboard, werfen Sie einen Blick auf diesen ausführlichen Leitfaden.

Als Benutzer können Sie nach Scorecards, Meeting-Typen, Zielgruppen oder Zeiträumen filtern, um eine gezielte Ansicht Ihrer Metriken zu erhalten – alles an einem Ort.

Haupterkenntnisse

Manuelles & automatisiertes Coaching Feedback: Verwenden Sie Coaching Scorecards, um Feedback an einen Meetingteilnehmer zu geben, oder lassen Sie die Scorecard automatisch durch den AI Coach vorausfüllen (Automatisierungen können durch den Tool-Admin erstellt werden)
AI-generierte Zusammenfassungen: Nutzen Sie die AI-generierte Meetingzusammenfassungen, um auf einen Blick eine Übersicht über die wichtigsten Themen und Inhalte eines Meetings zu gewinnen.
AI Chat & Follow-up-E-Mails: Erstellen Sie über den AI Chat E-Mail Followups und sparen Sie sich somit wertvolle Zeit, oder gewinnen Sie tiefere Einblicke, indem Sie gezielte Fragen an die AI stellen.
Kommentare & Momente teilen: Fügen Sie kontextbezogene Kommentare hinzu und teilen Sie spezifische Momente innerhalb von Aufzeichnungen, um tiefere Einblicke und Informationen zu teilen.

FAQs

Wie stelle ich sicher, dass das Feedback des AI Coach mit meinen spezifischen Leistungskennzahlen übereinstimmt?

Um das Feedback des AI Coach an Ihre spezifischen Leistungskennzahlen anzupassen, passen Sie die Scorecards an, die vom AI Coach verwendet werden. Sie können Scorecards auswählen oder erstellen, die die für Ihre Rolle oder Teamziele relevanten Key Performance Indicators (KPIs) abbilden. Diese Anpassung stellt sicher, dass das Feedback sowohl relevant als auch umsetzbar ist.

Kann ich die KI-generierten Zusammenfassungen für meine Meetings anpassen?

Ja, KI-generierte Zusammenfassungen können angepasst werden, indem eine Zusammenfassungsregel in Demodesk verwendet wird. Diese Anpassung kann von einem Admin eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass die Zusammenfassungen Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.

Wie fordere ich Feedback vom AI Coach an?

Um Feedback vom AI Coach anzufordern, klicken Sie auf die Schaltfläche „Request Feedback from AI Coach“, wählen Sie die passende Scorecard aus und erhalten Sie innerhalb weniger Minuten umsetzbares Feedback. Ein Admin kann außerdem eine Automatisierung einrichten, um diesen Prozess zu vereinfachen.

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