Nach jedem Meeting stehen Sie vor der Aufgabe: Notizen bearbeiten, Dokumentationen durchführen und das CRM aktualisieren. Zeitaufwendig, mühsam und vor allem fehleranfällig. Ein fehlender Eintrag hier, eine unvollständige Aktualisierung dort – und schon wird Ihr CRM zur lückenhaften Datenquelle.
Unser neuer AI CRM Concierge nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Er erfasst automatisch Meetingdaten und aktualisiert Ihr CRM ganz ohne manuellen Aufwand.
Stellen Sie sich vor:
✅ Kein hektisches Mitschreiben mehr, während Sie versuchen, im Meeting präsent zu bleiben.
✅ Keine „Oh nein, das habe ich vergessen zu aktualisieren!“ Momente mehr.
✅ Kein Rückstand mehr in Ihrer Pipeline, weil Ihr CRM veraltet ist.
Der Mehrwert:
Ihre Zeit? - wieder in Ihren Händen.
Ihr CRM? - immer vollständig und aktualisiert.
Ihre Meetings? - voll fokussiert, stressfrei und produktiver denn je.
Hören Sie auf, Ihr CRM manuell zu verwalten. Lassen Sie es sich selbst managen mit der Hilfe neuster Technologien. Das ist die Zukunft der Produktivität!
Und so funktioniert es:
Sobald ein Meeting mit einem Interessenten oder Kunden endet, wird unser AI CRM Concierge aktiv. Sie analysiert die Gesprächsdetails, erkennt relevante Deal-Felder und sendet Ihnen eine kurze E-Mail mit Update-Vorschlägen. Sie entscheiden, welche Änderungen übernommen werden – nichts geschieht ohne Ihre Zustimmung!
Falls das automatisch ausgewählte Deal oder die Opportunity nicht korrekt ist, kannst du über das Dropdown-Menü nach einem anderen Eintrag in deinem CRM suchen und diesen auswählen.
Standardmäßig werden zugehörige Deals angezeigt, aber du kannst auch alle verfügbaren Deals durchsuchen. Sobald ein anderer Deal ausgewählt wurde, wird das Meeting erneut analysiert, um den richtigen Kontext widerzuspiegeln, bevor die Synchronisierung erfolgt.
Falls kein passender Deal gefunden wird, schlägt die AI CRM Concierge basierend auf den Meeting-Erkenntnissen die Erstellung eines neuen Deals vor. Sie erhalten eine Chat-Nachricht mit vorausgefüllten Details, die Sie mit wenigen Klicks anpassen und bestätigen können.
Hinweis: Um ein neues Deal statt ein bestehendes zu aktualisieren, muss die entsprechende Option explizit im Dropdown-Menü ausgewählt werden. Dies kann nicht per natürlicher Spracheingabe im Chat ausgelöst werden.
Beim Erstellen neuer Deals werden essenzielle Felder automatisch vorausgewählt, um eine erfolgreiche CRM-Aktualisierung sicherzustellen.
Beim Aktualisieren bestehender Deals zeigt ein Tooltip neben dem Deal-Namen an, warum er basierend auf Meeting-Insights ausgewählt wurde – für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Hinweis: Bestehende CRM-Einträge werden nicht automatisch überschrieben. Der AI CRM Concierge schlägt Updates vor, die manuell bestätigt werden müssen. Wenn ein Feld im CRM bereits Daten enthält, werden diese Informationen automatisch in den Update-Vorschlag integriert.
Verwaltung des AI CRM Concierge
Gehen Sie zu Automatisierungen und klicken Sie auf "Zugriff erhalten" für die automatische Ausfüllung von CRM-Feldern. Dies führt Sie durch den Aktivierungsprozess Ihres persönlichen AI CRM Concierge. Es handelt sich um einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Zugriff von Teammitgliedern auf die automatische CRM-Synchronisierung verwalten
Admins können steuern, für welche Teammitglieder die automatische CRM-Synchronisierung aktiviert ist. Du kannst sie für alle Nutzer:innen im Unternehmen aktivieren, indem du Alle Teammitglieder auswählst, oder den Zugriff individuell verwalten, indem du Ausgewählte Teammitglieder wählst und den Zugriff für jede Person einzeln steuerst.
Wenn sichergestellt werden soll, dass ein spezifisches Deal-Feld berücksichtigt oder exkludiert wird, können Sie dies in den CRM-Integrationseinstellungen verwalten.
Training des AI CRM Concierge
Geben Sie ihr Kontext:
Die AI CRM Concierge liefert bessere Ergebnisse, wenn Sie eine Beschreibung für Ihre Felder im CRM hinzufügen. Idealerweise beschreiben Sie dort, welche Informationen durch die AI extrahiert werden sollen (z. B. „Bitte extrahiere die Pain Points des Interessenten, typischerweise X oder Y“) und ob ein Feld ignoriert werden kann oder nicht (z. B. „Dieses Feld ignorieren“).
Hinweis: Falls es so aussieht, als hätte die KI die hinzugefügte Beschreibung ignoriert, überprüfe bitte, ob du das richtige Feld in deinem CRM verwendest. Der Feldname unterscheidet sich je nach CRM-System leicht:
In Salesforce heißt das Feld „InlineHelpText“
In HubSpot und Pipedrive heißt es „Description“
Felder ein- oder ausschließen:
Standardmäßig berücksichtigt die AI CRM Concierge alle Felder des Deal-Objekts. Wenn Sie möchten, dass sie sich auf bestimmte Felder konzentriert oder bestimmte Felder ignoriert, können Sie dies in den CRM-Integrationseinstellungen festlegen. Geben Sie einfach den Namen des Feldes ein.
Als Best Practice empfehlen wir, wichtige Felder für Ihre Umsatzprozesse unter „einzuschließende Felder“ hinzuzufügen und Felder, die entweder nicht relevant sind oder von einer Person manuell ausgefüllt werden sollten, unter „auszuschließende Felder“ zu definieren.
Admins können den Modus „Strikte Feldauswahl“ aktivieren, um genau zu steuern, welche Felder in die Synchronisierung aufgenommen werden.
Wenn dieser Modus aktiviert ist, werden nur die in der Konfiguration aufgeführten Felder mit deinem CRM synchronisiert. Außerdem kann die Synchronisierung so eingestellt werden, dass sie automatisch akzeptiert wird – ohne manuelle Freigabe. Nutzer:innen können zusätzlich festlegen, ob sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten, wenn eine Synchronisierung auf Freigabe wartet.
Tipps & Tricks: So holst du das Beste heraus
FAQs
1. Wie entscheidet Demodesk, ob ein bestehender Deal aktualisiert oder ein neuer erstellt wird?
Dieses Verhalten hängt von den Genehmigungseinstellungen in Ihrer CRM-Integration ab:
Ist die Genehmigung aktiviert, schlägt Demodesk vor, einen neuen Deal zu erstellen oder einen bestehenden zu aktualisieren – Sie müssen die Aktion jedoch manuell bestätigen.
Ist die Genehmigung deaktiviert, erstellt oder aktualisiert Demodesk automatisch einen Deal basierend auf dem Meeting-Kontext.
Die automatische Erstellung kann in den CRM-Integrationseinstellungen deaktiviert werden.
2. Was passiert, wenn bereits mehrere Deals für dasselbe Unternehmen in HubSpot existieren?
Demodesk wählt automatisch den Deal aus, der am besten zum Meeting-Kontext passt, und zeigt ein Tooltip mit einer Erläuterung der Auswahl an. Sie können jederzeit einen anderen Deal über das Dropdown-Menü auswählen oder manuell danach suchen.
3. Wie bestimmt Demodesk die Pipeline und Phase für neue Deals?
Wenn keine Pipeline manuell definiert wurde, schlägt der AI CRM Concierge von Demodesk basierend auf dem Meeting-Kontext automatisch die passendste Pipeline und Deal-Phase vor. Diese Werte werden vorausgefüllt und können vor der Bestätigung bearbeitet werden.
4. Welche Felder kann Demodesk bei einem Deal ausfüllen?
Demodesk kann alle Deal-bezogenen Felder ausfüllen, sofern:
Der Strict-Field-Modus deaktiviert ist. Ist er aktiviert, werden nur explizit gelistete Felder synchronisiert.
5. Kann ich steuern, welche Felder synchronisiert werden und wie die Daten extrahiert werden?
Ja. Admins können:
Beschreibungen zu Feldern hinzufügen, um die Extraktion zu verbessern,
sicherstellen, dass das Feld in den „Include fields“ des CRM Concierge aufgeführt ist,
„Exclude fields“ nutzen, um irrelevante Felder auszuschließen,
und den Strict-Modus aktivieren, um nur ausgewählte Felder zu synchronisieren.
6. Kann ich die CRM-Synchronisierung für Meetings anderer Benutzer:innen auslösen, wenn das Feature für mich aktiviert ist?
Nein. Nur der Host des Meetings – mit aktiviertem Feature – kann die CRM-Synchronisierung auslösen. Eine manuelle Synchronisierung für Meetings anderer Benutzer:innen ist nicht möglich.
7. Welche Lizenz enthält dieses Feature?
Der AI CRM Concierge ist ausschließlich für Benutzer:innen mit der Coaching & AI Lizenz verfügbar.
8. Muss ich den API-Namen oder den Anzeigenamen eines Salesforce-Feldes in „Include fields“ eingeben?
Demodesk unterstützt beides. Sie können entweder den API-Namen oder den Anzeigenamen des Feldes in „Include fields“ eintragen.