Der AI CRM Concierge von Demodesk erfasst automatisch Informationen aus Ihren Meetings und aktualisiert Ihr CRM mit minimalem Aufwand. Anstatt nach jedem Gespräch manuell Notizen zu protokollieren und Daten einzutragen, analysiert der CRM Concierge die Gesprächsinhalte, erstellt Vorschläge für Aktualisierungen und ermöglicht es Ihnen, diese zu prüfen und zu bestätigen. So bleibt Ihr CRM vollständig, korrekt und aktuell – ohne Ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.
Wie funktioniert das?
Direkt nach dem Abschluss eines Meetings mit einem Interessenten oder Kunden analysiert der CRM Concierge das Gespräch und erstellt Vorschläge für Aktualisierungen. Sie erhalten anschließend eine kurze E-Mail mit Empfehlungen. Es wird niemals etwas ohne Ihre Bestätigung geändert – es sei denn, Sie haben die automatische Synchronisierung aktiviert.
Falls der automatisch ausgewählte Deal oder die Opportunity nicht korrekt ist, können Sie über das Dropdown-Menü einen anderen Eintrag aus Ihrem CRM suchen und auswählen. Standardmäßig werden verwandte Deals angezeigt, Sie können jedoch auch alle verfügbaren Deals durchsuchen. Sobald ein anderer Deal ausgewählt wurde, wird das Meeting erneut analysiert, um den richtigen Kontext widerzuspiegeln, bevor die Synchronisierung erfolgt.
Falls kein passender Deal gefunden wird, schlägt die AI CRM Concierge basierend auf den Meeting-Erkenntnissen die Erstellung eines neuen Deals vor. Sie erhalten eine Chat-Nachricht mit vorausgefüllten Details, die Sie mit wenigen Klicks anpassen und bestätigen können.
Hinweis: Um ein neues Deal statt ein bestehendes zu aktualisieren, muss die entsprechende Option explizit im Dropdown-Menü ausgewählt werden. Dies kann nicht per natürlicher Spracheingabe im Chat ausgelöst werden.
Beim Erstellen neuer Deals werden essenzielle Felder automatisch vorausgewählt, um eine erfolgreiche CRM-Aktualisierung sicherzustellen.
Beim Aktualisieren bestehender Deals zeigt ein Tooltip neben dem Deal-Namen an, warum er basierend auf Meeting-Insights ausgewählt wurde – für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Hinweis: Bestehende CRM-Einträge werden nicht automatisch überschrieben. Der AI CRM Concierge schlägt Updates vor, die manuell bestätigt werden müssen. Wenn ein Feld im CRM bereits Daten enthält, werden diese Informationen automatisch in den Update-Vorschlag integriert.
Verwaltung des AI CRM Concierge
Um auf die Einstellungen des AI CRM Concierge zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten, nachdem Sie hier auf Coaching & AI > Automatisierungen geklickt haben.
Einrichten von Automatisierungen
Der erste Bereich, mit dem Sie arbeiten, sind Automatisierungen. Hier können Sie Regeln definieren, die bestimmen, welche Meetings AI-CRM-Aktionen auslösen. So können Sie anpassen, wie Informationen je nach Bedingungen synchronisiert werden.
Klicken Sie auf Automatisierung hinzufügen, um Ihre erste Automatisierung zu erstellen.
Regel definieren:
Legen Sie Bedingungen fest, zum Beispiel
Meeting-Teilnehmer = Externes Meeting
AI Meeting-Kategorie = Demo
Weitere Kriterien wie Meetingtyp oder Benutzergruppe
Wählen Sie das CRM-Objekt, das Sie aktualisieren möchten.
Sie können auswählen, wie viele Daten automatisch ausgefüllt werden:
Magic Mode: Demodesk füllt so viele relevante Felder wie möglich basierend auf den Meeting-Inhalten.
Ausgewählte Felder (Strikter Modus): Nur die Felder, die Sie explizit auswählen, werden ausgefüllt.
Sie können den Magic Mode für jede Automatisierung ein- oder ausschalten.
Erweiterte Einstellungen (Feldauswahl)
Bei der Einrichtung einer Automatisierung können Sie definieren:
Berechtigungen: Ob Demodesk Objekte nur erstellen oder nur aktualisieren darf (Bald verfügbar!).
Wichtige Felder (optional): Felder, die bevorzugt ausgefüllt werden sollen, wenn Informationen vorhanden sind.
Ausgeschlossene Felder (optional): Felder, die niemals aktualisiert werden dürfen.
Benutzerdefinierter AI-Kontext für Auto CRM Sync
Es ist jetzt möglich, einen AI-Kontext zu Objekten im Auto CRM Concierge hinzuzufügen. Damit können Sie spezifische Anweisungen hinterlegen, die in die Prompts für die automatische Synchronisierung einfließen. Dadurch erhält die KI bessere Orientierung bei:
Entscheidung, welche Objekte aktualisiert oder erstellt werden sollen
Auswahl der Felder für jeden Objekttyp
Ausfüllen der Felder für jeden spezifischen Objekttyp
Beispiel: Sie können einen Kontext wie „Demo-Meetings befinden sich immer in der Phase ‘Im Gespräch’“ hinzufügen, um die Synchronisierung zu steuern. Der AI-Kontext kann für jeden Objekttyp (z. B. Deal, Unternehmen, Kontakt) konfiguriert werden und stellt sicher, dass die Automatisierung den Prozessen Ihres Teams folgt.
Automatische Synchronisierung
Sie können wählen, ob Synchronisierungen automatisch angewendet werden oder eine manuelle Bestätigung erfordern:
Automatische Synchronisierung: Aktualisierungen werden ohne Prüfung übernommen.
Manuelle Bestätigung: Nutzer prüfen und bestätigen jede vorgeschlagene Änderung.
Wenn die manuelle Bestätigung aktiviert ist, können Nutzer ihre E-Mail-Benachrichtigungen anpassen, um informiert zu werden, sobald eine Synchronisierung auf Bestätigung wartet.
Zugriff für Teammitglieder
Sie können steuern, welche Teammitglieder jede Automatisierung nutzen dürfen:
Zugriff für alle Teammitglieder erlauben
Bestimmte Teammitglieder auswählen und ihren Zugriff ein- oder ausschalten
Sprache
Sie können außerdem die Sprache auswählen, die der AI CRM Concierge beim Synchronisieren der Informationen verwenden soll.
Wie trainiere ich den CRM Concierge?
Kontext hinzufügen
Der CRM Concierge liefert bessere Ergebnisse, wenn Sie eine Beschreibung zu Ihren Feldern im CRM hinzufügen. Ideal ist es, wenn Sie beschreiben, welche Informationen dort extrahiert werden sollen (z. B. „Bitte erfassen Sie die Pain Points des Interessenten, typischerweise X oder Y“) und ob das Feld ignoriert werden kann (z. B. „Dieses Feld ignorieren“).
Hinweis: Falls es so aussieht, als hätte die KI die von Ihnen hinzugefügte Beschreibung ignoriert, überprüfen Sie bitte, ob Sie das richtige Feld in Ihrem CRM verwenden. Der Feldname kann je nach CRM leicht variieren:
In Salesforce heißt das relevante Feld InlineHelpText
In HubSpot und Pipedrive heißt es einfach Description
Tipps & Tricks: So holst du das Beste heraus
FAQs
1. Wie entscheidet Demodesk, ob ein bestehender Deal aktualisiert oder ein neuer erstellt wird?
Dieses Verhalten hängt von den Genehmigungseinstellungen in Ihrer CRM-Integration ab:
Ist die Genehmigung aktiviert, schlägt Demodesk vor, einen neuen Deal zu erstellen oder einen bestehenden zu aktualisieren – Sie müssen die Aktion jedoch manuell bestätigen.
Ist die Genehmigung deaktiviert, erstellt oder aktualisiert Demodesk automatisch einen Deal basierend auf dem Meeting-Kontext.
Die automatische Erstellung kann in den CRM-Integrationseinstellungen deaktiviert werden.
2. Was passiert, wenn bereits mehrere Deals für dasselbe Unternehmen in HubSpot existieren?
Demodesk wählt automatisch den Deal aus, der am besten zum Meeting-Kontext passt, und zeigt ein Tooltip mit einer Erläuterung der Auswahl an. Sie können jederzeit einen anderen Deal über das Dropdown-Menü auswählen oder manuell danach suchen.
3. Wie bestimmt Demodesk die Pipeline und Phase für neue Deals?
Wenn keine Pipeline manuell definiert wurde, schlägt der AI CRM Concierge von Demodesk basierend auf dem Meeting-Kontext automatisch die passendste Pipeline und Deal-Phase vor. Diese Werte werden vorausgefüllt und können vor der Bestätigung bearbeitet werden.
4. Welche Felder kann Demodesk bei einem Deal ausfüllen?
Demodesk kann alle Deal-bezogenen Felder ausfüllen, sofern:
Der Strict-Field-Modus deaktiviert ist. Ist er aktiviert, werden nur explizit gelistete Felder synchronisiert.
5. Kann ich steuern, welche Felder synchronisiert werden und wie die Daten extrahiert werden?
Ja. Admins können:
Beschreibungen zu Feldern hinzufügen, um die Extraktion zu verbessern,
sicherstellen, dass das Feld in den „Include fields“ des CRM Concierge aufgeführt ist,
„Exclude fields“ nutzen, um irrelevante Felder auszuschließen,
und den Strict-Modus aktivieren, um nur ausgewählte Felder zu synchronisieren.
6. Kann ich die CRM-Synchronisierung für Meetings anderer Benutzer:innen auslösen, wenn das Feature für mich aktiviert ist?
Nein. Nur der Host des Meetings – mit aktiviertem Feature – kann die CRM-Synchronisierung auslösen. Eine manuelle Synchronisierung für Meetings anderer Benutzer:innen ist nicht möglich.
7. Welche Lizenz enthält dieses Feature?
Der AI CRM Concierge ist ausschließlich für Benutzer:innen mit der Coaching & AI Lizenz verfügbar.
8. Muss ich den API-Namen oder den Anzeigenamen eines Salesforce-Feldes in „Include fields“ eingeben?
Demodesk unterstützt beides. Sie können entweder den API-Namen oder den Anzeigenamen des Feldes in „Include fields“ eintragen.