Standardmäßig haben bei Demodesk alle Zugriff darauf, alle Meetings und Aufzeichnungen anzusehen. Wenn du den Zugriff jedoch auf bestimmte Aufzeichnungen beschränken möchtest oder sicherstellen willst, dass Teammitglieder nur die Aufzeichnungen ihrer eigenen Gruppe sehen, kannst du gruppenbasierte Berechtigungen aktivieren. Damit erhältst du eine deutlich feinere Kontrolle über Sichtbarkeit und Zugriff innerhalb von Teams.
Was sind Gruppen?
Gruppen in Demodesk helfen dir, Nutzer zu organisieren, zum Beispiel Sales-Teams oder Manager, und zu steuern, wer welche Meeting-Aufzeichnungen sehen kann.
Grundlegendes Gruppen-Setup
Jedes Team oder jede Abteilung, zum Beispiel Sales Team A oder Sales Team B, sollte eine eigene Gruppe haben.
Teammitglieder werden ihrer jeweiligen Gruppe hinzugefügt.
Standardmäßig können Gruppenmitglieder die Aufzeichnungen ihrer eigenen Gruppe sehen.
1. Gruppenbasierte Zugriffsbeschränkungen aktivieren
Was bewirkt das?
Sobald diese Option aktiviert ist, sind Aufzeichnungen standardmäßig nur für Mitglieder derselben Gruppe sichtbar. Um die Sichtbarkeit weiter anzupassen, gehe zum Tab Gruppen, wo du die Zugriffsrechte für verschiedene Teams verwalten kannst.
So aktivierst du die Funktion:
Gehe in den Admin-Einstellungen zu Recordings und AI.
Aktiviere Zugriff basierend auf Gruppen einschränken.
Vergangene Aufzeichnungen aktualisieren:
Nach der Aktivierung erscheint eine Meldung, die fragt, ob die Einschränkungen auch auf alte Aufzeichnungen angewendet werden sollen.
Du hast zwei Optionen:
Alle Aufzeichnungen aktualisieren: Vergangene Aufzeichnungen folgen den neuen Gruppenregeln. Gehört der Host einer Gruppe an, erhält diese Gruppe Zugriff. Gehört der Host keiner Gruppe an, bleibt die Aufzeichnung in der allgemeinen Gruppe.
Nicht aktualisieren: Alte Aufzeichnungen bleiben unverändert. Alle Mitglieder der allgemeinen Gruppe können sie weiterhin sehen.
2. Zugriffsregeln für Gruppen festlegen
Nachdem du die Einschränkungen aktiviert hast, kannst du steuern, wer welche Aufzeichnungen sehen darf, indem du Gruppen erstellst und Zugriffsebenen festlegst.
Gruppen erstellen
Klicke auf Gruppe erstellen.
Vergib einen Namen und füge Mitglieder hinzu.
Zugriffsebenen auswählen:
Für jede Gruppe kannst du eine der folgenden Optionen festlegen:
Nur Aufzeichnungen dieser Gruppe: Mitglieder sehen nur Aufzeichnungen, die ihrer Gruppe zugeordnet sind.
Aufzeichnungen mehrerer Gruppen: Mitglieder sehen die Aufzeichnungen ihrer eigenen Gruppe sowie weiterer ausgewählter Gruppen.
Alle Aufzeichnungen: Mitglieder sehen alle Aufzeichnungen im Unternehmen, sofern eine Aufzeichnung nicht zusätzlich eingeschränkt wurde.
Beispiel: Wenn bestimmte Personen, etwa Manager oder Admins, Aufzeichnungen mehrerer Teams sehen sollen, kannst du separate Management-Gruppen einrichten.
So funktioniert das:
Du erstellst eine neue Gruppe, zum Beispiel für das Management.
Diese Gruppe erhält Zugriff auf andere Gruppen, zum Beispiel das Sales-Team.
Mitglieder der Management-Gruppe sehen alle Aufzeichnungen des Sales-Teams.
Mitglieder des Sales-Teams sehen nur die Aufzeichnungen ihrer eigenen Gruppe.
Tipp: Dieses Setup ist ideal, wenn Teamleads einen breiteren Überblick benötigen, Aufzeichnungen aber zwischen Teams privat bleiben sollen.
3. Zugriff für eine bestimmte Aufzeichnung verwalten
Admins, Manager und der Meeting-Host können den Zugriff für eine einzelne Aufzeichnung jederzeit anpassen.
So gehst du vor:
Öffne die Aufzeichnung in Demodesk.
Klicke auf Teilen.
Wähle aus, wer Zugriff haben soll. Du kannst die Sichtbarkeit für alle im Unternehmen freigeben, auf bestimmte Gruppen beschränken oder nur dir selbst Zugriff geben.
Nutze diese Option, wenn du eine sensible Aufzeichnung nur mit wenigen Personen teilen möchtest oder mehr Kontrolle über einzelne Aufzeichnungen brauchst.
Tipp: Du kannst den Zugriff für einzelne Aufzeichnungen auch dann einschränken, wenn die Gruppenfunktion nicht aktiviert ist.
4. Wie Berechtigungen funktionieren
Demodesk prüft Berechtigungen in folgender Reihenfolge:
Gruppeneinstellungen zuerst
Hier wird festgelegt, welche Gruppen eine Aufzeichnung grundsätzlich sehen dürfen.
Beispiel: Gehört eine Aufzeichnung zur Sales-Gruppe, können nur Mitglieder dieser Gruppe Zugriff haben.
Aufzeichnungs-Zugriffseinstellungen danach
Der Host kann den Zugriff weiter einschränken.
Beispiele:
Nur Admins: Nur Admins innerhalb der Sales-Gruppe sehen die Aufzeichnung.
Nur ich: Niemand außer dir selbst kann sie sehen.
Merke:
✅ Die Gruppe bestimmt, wer die Aufzeichnung sehen könnte.
✅ Die persönlichen Einstellungen bestimmen, wer sie tatsächlich sieht.
Best Practices
Manager Access
Zugriff für Manager
Wenn ein Manager alle Aufzeichnungen seines Teams sehen soll, seine eigenen Aufzeichnungen aber nicht für das Team sichtbar sein sollen, gehe wie folgt vor:
Erstelle eine separate Manager-Gruppe, zum Beispiel „Sales Team A Management“.
Füge den Manager dieser Gruppe hinzu.
Gib der Manager-Gruppe Zugriff auf die Aufzeichnungen des Teams, also die Team-Gruppe als übergeordnete Gruppe.
Der Manager muss kein Mitglied der normalen Team-Gruppe sein.
So kann der Manager alle Team-Aufzeichnungen sehen, während das Team keinen Zugriff auf die Aufzeichnungen des Managers hat.
Mehrere Manager oder Hierarchien
Für mehrere Manager, zum Beispiel für verschiedene Teams, wiederhole dieses Setup pro Team.
Für höhere Führungsebenen, etwa VP Sales, kannst du eine „Leadership“-Gruppe erstellen und ihr Zugriff auf alle relevanten Team-Gruppen geben.
Persönliche Privatsphäre
Wenn jemand seine eigenen Aufzeichnungen privat halten möchte, kann er in den persönlichen Einstellungen Nur ich auswählen.
Hinweis: Diese Einstellung ist für den individuellen Gebrauch gedacht und sollte nicht als Standard für das gesamte Unternehmen verwendet werden.
Hinweis: Diese Einstellung ist für den individuellen Gebrauch gedacht und sollte nicht als Standard für das gesamte Unternehmen verwendet werden.
Beispiel-Szenario
Team: Sales Team A
Mitglieder: Alice, Bob, Carol
Manager: Monika
Setup:
Gruppe 1: Sales Team A mit Alice, Bob, Carol
Gruppe 2: Sales Team A Management mit Monika
Die Gruppe „Sales Team A Management“ erhält Zugriff auf die Aufzeichnungen von „Sales Team A“.
Monikas Aufzeichnungen sind nur für sie selbst sichtbar, sofern sie nichts anderes festlegt.
Warum diese Struktur?
Manager können alle Team-Aktivitäten einsehen, ohne ihre eigenen Meetings offenzulegen.
Teams sehen nur die für sie relevanten Inhalte.
Datenschutz und Übersichtlichkeit bleiben auch in komplexen Organisationen erhalten.
Tipps
Füge Manager nicht direkt zu Team-Gruppen hinzu, wenn sie ihre eigenen Aufzeichnungen privat halten möchten.
Nutze Manager- oder Leadership-Gruppen als übergeordnete Gruppen für die Zugriffskontrolle.
Dokumentiere deine Gruppenstruktur für eine einfache Nachvollziehbarkeit.
Pro Tipps 🚀
Vermeide es, Manager direkt zu Team-Gruppen hinzuzufügen, wenn sie ihre eigenen Aufzeichnungen privat halten wollen.
Verwende Manager- oder Leadership-Gruppen als übergeordnete Gruppen für die Zugriffskontrolle.
Halte deine Gruppenstruktur schriftlich fest.
Wenn du Hilfe bei der Einrichtung brauchst oder ein passendes Beispiel für deine Organisation möchtest, wende dich einfach an unser Support-Team. Wir helfen dir gerne weiter.
FAQs
Was passiert mit den Aufzeichnungen eines Nutzers, wenn er von einer eingeschränkten Gruppe A in eine eingeschränkte Gruppe B wechselt?
Was passiert mit den Aufzeichnungen eines Nutzers, wenn er von einer eingeschränkten Gruppe A in eine eingeschränkte Gruppe B wechselt?
Wenn ein Nutzer von einer eingeschränkten Gruppe A in eine andere eingeschränkte Gruppe B verschoben wird, bleiben seine bestehenden Aufzeichnungen weiterhin für die ursprünglich zugewiesene Gruppe A sichtbar. Das gilt so lange, bis ein Admin diese Aufzeichnungen manuell der neuen Gruppe B zuweist.
Neue Aufzeichnungen, die nach dem Wechsel erstellt werden, werden automatisch der neuen Gruppe B zugeordnet und sind nur für deren Mitglieder sichtbar.
Können Admins beim Punkt „Vergangene Aufzeichnungen aktualisieren“ festlegen, welche Aufzeichnungen für alle sichtbar bleiben?
Können Admins beim Punkt „Vergangene Aufzeichnungen aktualisieren“ festlegen, welche Aufzeichnungen für alle sichtbar bleiben?
Wenn du die Option Vergangene Aufzeichnungen aktualisieren auswählst, werden alle bisherigen Aufzeichnungen standardmäßig den aktuellen eingeschränkten Gruppen der Nutzer neu zugewiesen. Dadurch sind diese Aufzeichnungen nur noch für Mitglieder der jeweiligen Gruppen sichtbar und nicht mehr für alle.
Aktuell können Admins dabei nicht auswählen, welche einzelnen Aufzeichnungen, zum Beispiel Trainings oder markierte Aufzeichnungen, weiterhin uneingeschränkt bleiben sollen. Die Aktualisierung erfolgt gesammelt für alle vergangenen Aufzeichnungen.
Wenn bestimmte Aufzeichnungen weiterhin für alle zugänglich sein sollen, musst du ihre Berechtigungen nachträglich manuell anpassen.
Was passiert, wenn eine Gruppe gelöscht wird?
Was passiert, wenn eine Gruppe gelöscht wird?
Wenn eine Gruppe gelöscht wird, verlieren alle damit verknüpften Aufzeichnungen diese Einschränkung. Der Zugriff richtet sich dann nach den Einstellungen für den internen Zugriff, zum Beispiel Admin, Manager oder Teilnehmer.
Anschließend müssen die Aufzeichnungen manuell bearbeitet und einer neuen Gruppe zugewiesen werden.
Brauchst du Hilfe?
Wenn du Fragen zu Gruppenberechtigungen hast oder Unterstützung bei der Einrichtung benötigst, wende dich bitte an dein Demodesk Support-Team.