Möchtest du wertvolle Einblicke aus deinen Kundengesprächen gewinnen? Möchtest du sicherstellen, dass Meetings aufgezeichnet werden? Willst du Meetings automatisch per KI zusammenfassen und sie einfach mit Kunden oder Kolleg*innen teilen? Dann ist der Demodesk Notetaker genau das Richtige für dich!
Der Demodesk Notetaker wurde dafür entwickelt, Meetings aufzuzeichnen, die über Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom stattfinden. Er tritt geplanten Meetings automatisch bei, kann aber auch manuell zu Instant-Meetings eingeladen werden. Der Zugriff auf deinen Kalender ist notwendig, damit der Notetaker weiß, an welchen Meetings er teilnehmen soll.
Voraussetzungen:
• Wir benötigen Zugriff auf deinen Google-/Outlook-Kalender
• Mindestens ein Teilnehmer muss eine aktive Lizenz haben, damit das Meeting aufgezeichnet und anschließend importiert werden kann
Wie es funktioniert:
Basierend auf deinen Einstellungen, welche Meetings du aufzeichnen möchtest, importieren wir diese Meetings in Demodesk und der Notetaker tritt ihnen bei. Wenn du dem geplanten Meeting beitrittst, siehst du eine Nachricht, dass der Bot dem Meeting beitreten möchte (wie jeder externe Teilnehmer). Du kannst akzeptieren oder ablehnen. Wenn du akzeptierst, zeichnet der Bot das Meeting auf. Wenn du ablehnst, nimmt der Bot nicht teil und das Meeting wird folglich nicht aufgezeichnet. Es werden nur Meetings berücksichtigt, bei denen du der Organisator bist und bei denen die Sichtbarkeit des Meetings im Kalender nicht privat ist.
Während der Demodesk Notetaker dafür ausgelegt ist, automatisch deinen Meetings beizutreten, kannst du dich auch für den direkten Eintritt entscheiden oder den Warteraum nutzen, um Teilnehmende manuell zuzulassen. Hier erfährst du mehr darüber, wie du den Warteraum für Google Meet, Microsoft Teams und Zoom aktivierst.
Google Meet
Du wirst benachrichtigt, wenn der Demodesk Notetaker deinem Meeting beitreten möchte. Klicke einfach auf „Zulassen“.
So erscheint der Demodesk Notetaker in deinem Google-Meet-Meeting.
Microsoft Teams
In den meisten Fällen wirst du benachrichtigt, wenn der Demodesk Notetaker deinem Meeting beitreten möchte. Klicke einfach auf „Zulassen“.
Wenn der Notetaker deinen Meetings direkt beitreten kann, bedeutet das, dass du die Lobby-Funktion in Microsoft Teams nicht aktiviert hast. Hier erfährst du mehr darüber, wie du sie aktivieren kannst.
So erscheint der Demodesk Notetaker in deinem Microsoft-Teams-Meeting.
Wie du ein Meeting spontan aufzeichnest
Öffne Demodesk und klicke auf „Meeting aufzeichnen“.
Hole dir den Meeting-Link aus der Kalendereinladung oder über die „Link kopieren“-Funktion während des Meetings.
Microsoft Teams
Du kannst den Meeting-Link während des Meetings abrufen, indem du auf „Personen“ > „Einladung teilen“ > „Meetinglink kopieren“ klickst.
In den meisten Fällen sieht der Link wie folgt aus:
https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/...
Google Meet
Kopiere den Meeting-Link aus deiner Adresszeile.
In den meisten Fällen sieht der Link so aus:
"https://meet.google.com/..."
Füge den Meeting-Link ein, klicke auf „Meeting hinzufügen“, und der Demodesk Notetaker wird beitreten. Dieser Vorgang kann bis zu drei Minuten dauern.
Meetings per E-Mail importieren und aufzeichnen (Alternative zur kalenderbasierten Synchronisierung)
Als Alternative zur Kalendersynchronisierung kannst du Meetings jetzt ganz einfach importieren und aufzeichnen, indem du die dedizierte E-Mail-Adresse deines Unternehmens als Teilnehmer einlädst. Das ist besonders hilfreich für Meetings, die nicht über deinen verbundenen Kalender geplant wurden.
How it works
Füge die E-Mail-Adresse (z. B. demodesk-gmbh@agent.demodesk.com) als Gast zu deiner Meeting-Einladung hinzu.
(Du findest die dedizierte E-Mail-Adresse deines Unternehmens im Bereich Einstellungen → Präferenzen.)
Das Meeting wird automatisch in Demodesk importiert und aufgezeichnet.
Du siehst die Aufzeichnung und die KI-generierten Notizen wie gewohnt in deinem Demodesk-Workspace.
Wie informierst du Teilnehmende über den Demodesk Notetaker?
Bitte stelle in deinen Unternehmenseinstellungen sicher, dass die Funktion GDPR Recording aktiviert ist.
Für jedes geplante Meeting sendet der Demodesk Notetaker eine Stunde vor dem Meeting eine E-Mail an alle Teilnehmenden. Darin werden sie darüber informiert, dass das Meeting aufgezeichnet wird, und haben die Möglichkeit, ihre Zustimmung abzulehnen. Wenn eine Teilnehmerin nicht zustimmt, tritt der Demodesk Notetaker dem Meeting nichtbei.
Zur Sicherheit empfehlen wir dir, deine Interessentinnen und Kundinnen gleich zu Beginn des Meetings aktiv über die Aufzeichnung zu informieren. Während des Meetings ist in der Kameraansicht des Demodesk Notetakers sichtbar zu erkennen, dass aufgezeichnet wird.
Hier ist ein einfaches Beispiel, wie du den Demodesk Notetaker organisch zu Beginn des Meetings erwähnen kannst:
„Hi, ich würde unser Meeting gerne mit dem Demodesk Notetaker aufzeichnen, damit ich mich voll auf unser Gespräch konzentrieren kann. Ich kann dir die Aufzeichnung danach auch gerne zuschicken. Ist das für dich in Ordnung?“
Wie passt man den Notetaker an?
Um ein nahtloses und markenkonformes Erlebnis während Ihrer Meetings zu fördern, ermöglicht Ihnen Demodesk, den Notetaker an die Identität Ihres Unternehmens anzupassen.
1. Zugriff auf die Notetaker Anpassung: Um deinen Notetaker zu personalisieren, navigierst du zu den Recordings & AI Einstellungen.
2. Name des Notetakers: Standardmäßig wird der Name des Meeting Hosts für den Notetaker verwendet (z.B. Marcels Notetaker). Du kannst den Namen auch nutzen, um deine Marke widerzuspiegeln. Wenn dein Unternehmen zum Beispiel "Acme Corp" heißt, könntest du deinen Notetaker "Acmes Assistent" nennen. Dies beeinflusst den Namen, der in Google Meet, Microsoft Teams und Zoom angezeigt wird.
3. Kamera Feed für den Notetaker: Hier kannst du den Kamera Feed des Notetakers deaktivieren. Wenn er deaktiviert ist, wird kein Bild mehr im Meeting angezeigt und der Notetaker wirkt wie ein Teilnehmer mit ausgeschalteter Kamera. In Microsoft Teams wird der Notetaker dadurch kleiner dargestellt.
4. Logo Upload: Klicke auf das Feld, um dein Firmenlogo hochzuladen. Wir empfehlen ein Logo mit transparentem Hintergrund für ein saubereres Erscheinungsbild auf dem dunklen Standardhintergrund. Für einen professionellen Look kann die Hintergrundfarbe nicht geändert werden. Beachte bitte, dass die maximal zulässige Dateigröße für das Logo 25MB beträgt und die unterstützten Dateitypen PNG und JPG sind. Vermeide Bilder, die höher als breit sind, da sie kleiner wirken können als beabsichtigt. Reduziere außerdem den Abstand um das Logo herum, damit es im Layout nicht zu klein wird.
5. Notetaker Nachricht: Hier kannst du eine Nachricht erstellen, die allen Teilnehmenden angezeigt wird und die Funktion des Notetakers erklärt. Du könntest zum Beispiel schreiben: „Bitte beachten Sie, dieses Meeting wird aufgezeichnet, um eine genaue Protokollierung zu gewährleisten.“ Achte darauf, dass deine Nachricht rechtlichen Anforderungen entspricht. Es ist wichtig, die Teilnehmenden über die Aufzeichnung und den Zweck zu informieren. Transparenz schafft Vertrauen und entspricht bewährten Standards. Die maximale Zeichenanzahl beträgt 130.
6. Notetaker Vorschau: Nachdem du deine Anpassungen vorgenommen hast, nutze den Link „Vorschau anzeigen“, um zu sehen, wie der Notetaker während des Meetings erscheinen wird. So stellst du sicher, dass alles wie erwartet aussieht, bevor es live geht.
7. Speichern: Sobald du mit deinen Einstellungen und der Vorschau zufrieden bist, speichere deine Änderungen. Dein personalisierter Notetaker ist nun bereit für dein nächstes Demodesk Meeting.
Hinweis: Das Label „Unverified“ kann für den Demodesk Notetaker in einem Microsoft Teams Meeting erscheinen, weil externe Teilnehmende keine vertrauenswürdige Beziehung zur organisierenden Person haben.
Wie du deine Meeting Aufnahme Einstellungen verwalten kannst
Innerhalb von Demodesk hast du die Möglichkeit, alle Meetings aufzuzeichnen (intern und extern). Basierend auf deinen persönlichen Präferenzen kannst du diese Einstellungen in deinem Account anpassen. So kannst du darauf zugreifen:
Klicke in deinem Demodesk Dashboard oben rechts auf dein Profil.
Im Dropdown Menü, das sich öffnet, klicke auf Personal Preferences.
Klicke in der Liste auf der linken Seite auf die Option Preferences
Sobald du die Preferences Einstellungen ausgewählt hast, erscheinen oben rechts diese Umschaltoptionen:
Externe Meetings aufzeichnen (Empfohlen)
Was diese Einstellung macht: Mit dieser Einstellung kannst du Meetings automatisch aufzeichnen, bei denen Teilnehmende nicht Teil des Demodesk Accounts deines Unternehmens sind. Zum Beispiel werden all deine Meetings mit Interessenten oder Kundinnen und Kunden oder anderen Personen, die nicht direkt zu deinem Team oder Unternehmen gehören, als externe Meetings klassifiziert und aufgezeichnet.
So verwendest du es: Navigiere in deinen Einstellungen zum Bereich „Recording Preferences“. Dort findest du den Schalter „Record External Meetings“. Es wird empfohlen, diese Funktion aktiviert zu lassen, damit externe Interaktionen automatisch erfasst werden. Wenn sie aktiviert ist, werden all deine externen Meetings automatisch importiert und aufgezeichnet, ohne dass du weitere Schritte durchführen musst.
Hinweis: Der Notetaker wird diese externen Meetings automatisch beitreten, sobald diese Einstellung aktiviert ist. Er überprüft deine verbundenen Kalender auf geplante Meetings und importiert sie automatisch in die Demodesk Meeting Übersicht. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Meetings, egal ob über Demodesk oder eine andere Plattform geplant, zentral sichtbar sind und innerhalb von Demodesk verwaltet werden.
Der Notetaker wird diese externen Meetings automatisch beitreten, wenn die Einstellung aktiviert ist. Er überprüft deine verbundenen Kalender auf geplante Meetings und importiert sie automatisch in die Demodesk Meeting Übersicht. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Meetings, egal ob über Demodesk oder eine andere Plattform geplant, zentral sichtbar sind und innerhalb von Demodesk verwaltet werden.
Interne Meetings aufzeichnen
Was diese Einstellung macht: Wenn du diese Einstellung aktivierst, kann die Plattform Meetings aufzeichnen, bei denen alle Teilnehmenden aus deiner Organisation stammen (alle Teammitglieder und Personen aus deiner Organisation in deinem Demodesk Account).
So verwendest du es: Genau wie bei externen Meetings kannst du in den „Recording Preferences“ den Schalter „Record Internal Meetings“ aktivieren. Dadurch werden alle internen Diskussionen erfasst, was für detaillierte Dokumentation, verschiedene Zwecke, Schulungen oder das erneute Durchgehen strategischer Meetings äußerst wertvoll sein kann.
Nur Meetings aufzeichnen, bei denen du der Organizer bist
Was diese Einstellung macht: Diese Einstellung stellt sicher, dass nur Meetings aufgezeichnet werden, die von dir organisiert wurden. Das hilft zu verhindern, dass Meetings aufgezeichnet werden, die von externen Personen geplant wurden oder nicht für eine automatische Aufzeichnung vorgesehen sind.
📝 Persönliche Einstellungen für den Aufnahmezugriff überschreiben immer die unternehmensweiten Einstellungen. Die Unternehmenseinstellungen legen jedoch die standardmäßige Sichtbarkeit für Aufnahmen fest.
Meetings ohne Teilnehmende importieren
Was diese Einstellung macht: Wenn du diese Einstellung aktivierst, kann die Plattform Meetings importieren und aufzeichnen, die zwar einen Meeting Link haben, aber keine Teilnehmenden.
So verwendest du es: Wie bei anderen Aufnahme Einstellungen kannst du unter den Advanced Preferences den Schalter „Import Meetings with No Participants“ aktivieren. Dadurch werden alle geplanten Meetings, unabhängig von der Anwesenheit der Teilnehmenden, automatisch importiert und aufgezeichnet.
Beispiel aus der Praxis: In HR Situationen erzeugen einige Planungstools zwei separate Termine für Interviews einen für die interviewende Person und einen für die interviewte Person. Wenn du die Einstellung „Import Meetings with No Participants“ aktivierst, werden beide Termine importiert und aufgezeichnet, auch wenn eine oder beide Personen dem Meeting nicht beigetreten sind. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Meetings erfasst werden, selbst ohne aktive Teilnehmende.
Einzelne Meetings aufzeichnen
Zusätzlich ermöglicht dir Demodesk, die Aufzeichnungsfunktion für einzelne Meetings ganz einfach ein oder auszuschalten, was es dir erleichtert, spontan zu entscheiden und zu handeln. In deinem Dashboard findest du einen „Record Meeting“ Button, der durch einen kleinen Kreis angezeigt wird und für ein bestimmtes Meeting ein oder ausgeschaltet werden kann.
Wenn du auf den Button für dieses bestimmte Meeting klickst, wird die Aufzeichnung aktiviert:
Wenn du erneut darauf klickst, wird die Aufzeichnung für dieses Meeting wieder deaktiviert.
Wenn du Fragen hast oder weitere Unterstützung benötigst, zögere bitte nicht, unser Support Team zu kontaktieren.
FAQs
Wo werden die Daten gespeichert?
Alle Daten werden innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.
Wann ist die Aufzeichnung verfügbar?
Aufzeichnungen über den Demodesk Notetaker sind sofort verfügbar.
Wie kann ich den Demodesk Notetaker aktivieren?
Du kannst den Demodesk Notetaker über deine Account Managerin oder deinen Account Manager aktivieren lassen.
Ist Demodesk sicher?
Demodesk legt großen Wert auf Sicherheit und setzt robuste technische und organisatorische Maßnahmen ein. Dazu gehören die Verschlüsselung von Aufzeichnungen, sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung, Autorisierung und Log Monitoring, eingeschränkter Zugriff auf Aufzeichnungen sowie umfassende physische und IT Sicherheitsrichtlinien.
Warum hat der Notetaker mein Meeting verlassen?
Der Notetaker verlässt deinen Warteraum automatisch, wenn er nicht innerhalb von 15 Minuten zugelassen wird. Er kann ein Meeting auch verlassen, wenn er erkennt, dass keine Teilnehmenden anwesend sind. Wenn der Host komplett still ist, könnte das System fälschlicherweise annehmen, dass das Meeting leer ist.
Wenn das passiert, kannst du den Notetaker einfach erneut einladen, indem du die Funktion „Record meeting“ erneut verwendest.
Fehlerbehebung: Warum der Notetaker deinem Meeting nicht beitritt
Interne/Externe Meeting Einstellungen und E Mail Domain Klassifizierung: Dein Kalenderevent passt möglicherweise nicht zu deinen eingestellten internen oder externen Aufnahme Einstellungen. Stelle sicher, dass dein Meeting mit deinen Recording Preferences übereinstimmt (z. B. Interne Meetings aufzeichnen, Externe Meetings aufzeichnen) und dass die in deinen Einstellungen aufgeführten E Mail Domains korrekt kategorisiert sind. Wenn eine Domain fehlt oder falsch zugeordnet ist, könnte Demodesk das Meeting falsch klassifizieren und der Notetaker tritt nicht bei.
Meetings ohne Teilnehmende: Standardmäßig importiert Demodesk kein Meeting, wenn keine Teilnehmenden eingetragen sind. Um diese Meetings einzuschließen, aktiviere die Option „Import Meetings with No Participants“ in den Advanced Preferences.
Termin ist als privat markiert: Private Termine werden standardmäßig ausgeschlossen. Wenn du ein privates Meeting aufzeichnen möchtest, kannst du den Termin in deinem Kalender öffentlich machen.
Fehlender oder nicht unterstützter Meeting Link: Ein gültiger Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom Link muss vorhanden sein. Fehlt der Link, kann Demodesk das Meeting nicht importieren.
Organizer ist kein Demodesk User: Wenn die Person, die das Meeting organisiert, kein Demodesk User ist und du „Nur Meetings aufzeichnen, bei denen du der Organizer bist“ aktiviert hast, tritt der Notetaker nicht bei.
Überlege, diese Einstellung zu deaktivieren, wenn du möchtest, dass der Notetaker auch Meetings beitritt, die von Nicht Demodesk Usern organisiert wurden.Abweichender oder sekundärer Kalender: Das Event befindet sich möglicherweise in einem anderen Kalender als deinem Hauptkalender. Demodesk importiert nur Events aus dem Kalender, mit dem es verbunden ist.
Fehlerhafte oder nicht funktionierende Kalenderverbindung: Auch wenn du anfangs Berechtigungen erteilt hast, kann die Verbindung zwischen Demodesk und deinem Kalender abgelaufen sein. Bitte autorisiere deinen Kalender in den Account Settings erneut, um sicherzugehen, dass die Verbindung wieder stabil ist.
Gemischte Google und Outlook Verbindungen: Wenn du sowohl Google als auch Outlook verbunden hast, kann Demodesk nur Events aus deinem standardmäßig gewählten Hauptkalender importieren.
Outlook On Premise oder fehlende Lizenzen: Wenn dein Outlook Account lokal gehostet wird oder dir benötigte Berechtigungen oder Lizenzen fehlen, kann Demodesk deine Termine eventuell nicht importieren. Stelle sicher, dass dein Outlook Setup cloudbasiert ist (Microsoft 365) und dass du über die richtigen Lizenzen für die Integration verfügst.
Tipp: Der Notetaker kann auch laufenden Meetings beitreten, wenn du ihn manuell hinzufügst.