Werden sie zum Meeting Profi und lassen Sie sich nie aus der Ruhe bringen!
Dieser Artikel hilft Ihnen, jede Situation zu meistern. Wir werden jede Funktion von links nach rechts in der Kontrollleiste am unteren Rand Ihres Bildschirms durchgehen, die aus folgenden Elementen besteht
Timer
Meeting
Chat
Teilen
Kontrolle geben
Video- und Audio-Optionen
Meeting beenden
Mehr
Timer
Der Meeting-Timer hilft Ihnen, Ihre Zeit und die Ihrer Kunden effektiv zu nutzen.
Er zeigt an, wie viel Zeit Sie noch haben, damit Sie sich auf das Gespräch konzentrieren können. Der Teilnehmer kann den Timer jedoch nicht sehen.
15 Minuten vor Ende der Besprechung wird er gelb und erinnert Sie daran, die Diskussion auf die nächsten Schritte zu lenken. Die letzten fünf Minuten sind rot, um sicherzustellen, dass Sie die Besprechung pünktlich beenden.
Beachten Sie, dass der Timer nur funktioniert, wenn Sie eine geplante Besprechung pünktlich beginnen (für Sofortbesprechungen gibt es keinen Timer). Wenn Sie sich durch den Timer abgelenkt fühlen, können Sie ihn in den Einstellungen ausschalten.
Meeting
In der Besprechungsinfo erhalten Sie einen Überblick über alle Teilnehmer der Besprechung. Sie können auch sehen, welche Ihrer Teilnehmer stummgeschaltet sind und bei Bedarf alle oder bestimmte Personen stummschalten.
Sie sehen auch den Besprechungslink, wenn Sie jemanden zu einer bereits begonnenen Besprechung einladen müssen. Dieser Link kann separat oder per E-Mail verschickt werden. Wenn Sie auf E-Mail-Einladung klicken, wird eine Vorlage dafür bereitgestellt, die Sie nach Belieben anpassen können.
Wenn einer der Teilnehmer sich per Telefon einwählen muss, werden die Nummer und der Code angezeigt, wenn Sie auf Einwahl klicken.
Sie können einen Teilnehmer auch auffordern, eine Website oder einen lokalen Bildschirm freizugeben. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte neben dem Teilnehmer. Wählen Sie dann eine Website aus, oder der lokale Desktop soll freigegeben werden, und schon kann es losgehen!
Wenn Sie auf die folgende Schaltfläche neben dem Namen eines Teilnehmers klicken, können Sie die Kontrolle nur einer bestimmten Person und nicht dem gesamten Publikum übertragen. So können Sie sicherstellen, dass die Besprechung genau so abläuft, wie Sie es geplant haben.
Chat
Nutzen Sie den Chat im Meeting, um Nachrichten an alle Teilnehmer (Gruppenchats) oder nur an bestimmte Gäste (private Nachrichten) zu senden.
Der Chat eignet sich hervorragend für die Kommunikation, wenn Sie etwas hinzufügen oder kommentieren möchten, aber die sprechende Person nicht unterbrechen wollen.
Wenn Sie genauere Informationen über die Chat-Funktion erhalten möchten, lesen Sie diesen Artikel.
Teilen
Sie haben die Wahl zwischen der Freigabe einer Website oder Ihres lokalen Desktops.
Freigabe einer Website: Fügen Sie einfach den Link der Website hinzu, die Sie freigeben möchten, und sie wird auf dem virtuellen Bildschirm geöffnet. Hier finden Sie eine detailliertere Übersicht über alle Möglichkeiten der Freigabe von Websites.
Beachten Sie, dass Sie auch Dokumente und Google-Folien auf diese Weise teilen können! Bearbeiten Sie einfach den freigegebenen Link des Dokuments/der Folie so, dass jeder sie bearbeiten kann, und fügen Sie sie als Website hinzu.
Freigabe des lokalen Desktops: Manchmal müssen Sie die lokale Bildschirmfreigabe verwenden, z. B. wenn Sie eine lokal installierte Desktop-Anwendung zeigen. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, klicken Sie hier.
Kontrolle geben
Sobald Sie auf die Schaltfläche für die Steuerungsfreigabe klicken und diese blau leuchtet, können Ihre Teilnehmer die Maus und die Tastatur vollständig steuern und so Ihre Webanwendung so nutzen, wie sie auf ihren lokalen Browsern angezeigt würde.
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, sich intensiv mit Ihren Kunden auseinanderzusetzen, gibt Ihnen aber gleichzeitig die Möglichkeit, die Kontrolle wieder zu übernehmen, wenn etwas nicht so läuft, wie Sie es sich wünschen.
Video- und Audio-Optionen
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Video- und Audioeinstellungen innerhalb Ihres Meetings zu steuern. Die erste ist über die beiden Schaltflächen in der Mitte dieser Leiste, die zweite befindet sich unter "Mehr", aber dazu kommen wir später.
Mit diesen beiden Schaltflächen können Sie Ihre Audio- und Videooptionen während eines Meetings ändern. Im folgenden Artikel finden Sie eine ausführlichere Erklärung.
Besprechung beenden
Klicken Sie einfach auf diese Schaltfläche, um die Besprechung zu beenden, und die Besprechung wird für alle Teilnehmer beendet. Wenn Sie als Gastgeber die Besprechung vorzeitig verlassen müssen, Ihre Teilnehmer jedoch nicht, bleibt auch für sie ein Puffer von 5 Minuten, bevor die Besprechung beendet wird.
Nachdem Sie das Meeting als Gastgeber beendet haben, werden Sie auf die Seite für den Meetingrückblick und die Follow-up-E-Mail weitergeleitet.
Mehr
Für detailliertere Einstellungen klicken Sie auf die drei Punkte in der unteren rechten Ecke.
Klicken Sie auf Vollbild, um nur das Besprechungsfenster zu sehen.
Ändern Sie das Layout hier oder in der oberen rechten Ecke. Sie können zwischen drei verschiedenen Layouts wählen:
Vollständige Bildschirmansicht. Der Inhalt des virtuellen Bildschirms nimmt den gesamten Platz des Betrachters ein, was besonders praktisch ist, wenn der Bildschirm für das, was Sie zeigen, besonders groß sein soll.
Geteilte Bildschirmansicht. Der virtuelle Bildschirm wird etwas verkleinert und enthält eine Zeile mit den Webcams der Gesprächsteilnehmer. Wenn es mehr Teilnehmer mit Webcams gibt, als Platz vorhanden ist, werden die Teilnehmer, die zuletzt gesprochen haben, nach oben verschoben, und einige Webcams werden nicht auf dem Bildschirm angezeigt.
Webcam-Ansicht. Es werden nur die Webcams der Gesprächsteilnehmer angezeigt. Dies kann gut funktionieren, wenn Sie den virtuellen Bildschirm nicht benötigen oder wenn Sie sich zu Beginn und am Ende eines Anrufs kurz vorstellen und verabschieden möchten.
Die Bildschirmauflösung wird zwar immer automatisch für Ihren Bildschirm optimiert, Sie können sie aber auch manuell ändern, wenn Sie dies wünschen. Dies kann zum Beispiel hilfreich sein, wenn Sie einen Gast, der sich per Telefon eingewählt hat, gezielt ansprechen möchten.
Klicken Sie auf Website-Sprache, um sie zu ändern. Sie können sie hier ändern, bevor sie auf die Sprache eingestellt wird, die Sie in Ihren Einstellungen gewählt haben.
Wenn Sie die Aufzeichnung der Besprechung starten möchten, klicken Sie einfach darauf, und sie wird gestartet. Die Aufzeichnung wird anschließend automatisch gespeichert und ist bereit, mit Ihrem Kunden geteilt zu werden. Wenn Sie eine ausführlichere Erklärung suchen, lesen Sie diesen Artikel.
Ähnlich wie bei den Besprechungsinformationen finden Sie hier auch die Informationen zur Einwahl per Telefon.
Wie bereits erwähnt, können hier auch die Audio- und Videoeinstellungen geändert werden.