Nachdem die Einrichtungen und das Setup durch Ihren Tool-Admin durchgeführt wurden, können Sie die Module sofort anfangen zu nutzen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie die Coaching & AI Module in Ihren Alltag integrieren und somit folgende Vorteile nutzen können:

Vollständige Meetingtranskripte
Automatische Meetingzusammenfassungen
Automatische CRM-Synchronisation
Strukturiertes (automatisches) und kontextbezogenes Coaching Feedback
Gezieltes und Angepasstes Coaching, wo es hilfreich und notwendig ist

ℹ️ Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte zuerst an Ihren Tool-Admin oder kontaktieren Sie unser Support-Team (support@demodesk.com).

Persönliche Einstellungen & Verknüpfungen

In folgendem Abschnitt finden Sie Einstellungshinweise und Tipps zur Nutzung der Coaching & AI Module, auch in Kombination mit Konferenztools wie Microsoft Teams, Google Meet und Zoom (= Demodesk Notetaker).

Persönliche Einstellungen

Verwalten Sie Ihre persönlichen Einstellungen hier.

Aufnahmeeinstellungen für den Demodesk Notetaker

Konfigurieren Sie Ihre Aufnahmeeinstellungen, um festzulegen, welche Meetings aufgezeichnet werden und wer darauf zugreifen kann:

Externe Meetings aufzeichnen, um Meetings mit externen Teilnehmern in Demodesk zu importieren und automatisch aufzuzeichnen. Über das Kästchen "Interner Zugriff" können Sie bestimmen, wer Zugriff auf diese Aufzeichnungen erhalten soll.
Interne Meetings aufzeichnen, um Meetings mit internen Teilnehmern in Demodesk zu importieren und automatisch aufzuzeichnen. Über das Kästchen "Interner Zugriff" können Sie bestimmen, wer Zugriff auf diese Aufzeichnungen erhalten soll.
Nur Meetings aufzeichnen, bei denen Sie Organisator sind: Aktivieren Sie diese Option, um nur die Meetings aufzuzeichnen, die Sie selbst erstellen.

ℹ️ Es ist jederzeit möglich den Demodesk Notetaker manuell zu einem Meeting hinzuzufügen, oder eine bereits bestehende Aufzeichnung in Demodesk hochzuladen.

Einstellungen für Meeting-Zusammenfassungen

Vereinfachen Sie die Nachbereitung von Meetings, indem Sie Demodesk so einstellen, dass automatisch eine Aufzeichnung und eine Meeting-Zusammenfassung per E-Mail versendet wird. Passen Sie die Empfänger entsprechend an:

Alle Teilnehmer: Senden Sie die Zusammenfassung an alle, die am Meeting teilgenommen haben.
Nur interne Teilnehmer: Senden Sie die Zusammenfassung nur an Sie und Ihre Kollegen.
Nur an mich: Senden Sie die Zusammenfassung ausschließlich an Ihre eigene E-Mail-Adresse.

ℹ️ Bei Meetings, bei denen Demodesk als Konferenztool eingesetzt wird, werden die Aufnahmeeinstellungen durch Ihren Tool-Admin auf Meetingtyp-Ebene durchgeführt.

Relevante Verknüpfungen

Verbinden Sie Ihren Kalender und Ihr CRM, damit alles einfach und nahtlos synchronisiert wird (hier).

CRM-Verknüpfung

Demodesk integriert sich nahtlos mit CRM-Plattformen wie Salesforce, HubSpot und Pipedrive und aktualisiert CRM-Daten automatisch bei geplanten Meetings. Um Ihr bevorzugtes CRM zu verbinden, gehen Sie zu den CRM-Einstellungen und klicken Sie auf „Verbinden.“ Detaillierte Anleitungen finden Sie in den folgenden Artikeln:

Salesforce hier.
HubSpot hier.
Pipedrive hier.

ℹ️ Wenn Sie mehr als ein CRM verwenden oder verbunden haben, lesen Sie bitte diesen Artikel.

Anwendung

Im folgendem Abschnitt führen wir Sie durch die Anwendung der Coaching & AI Module in Ihrem täglichen Arbeitsablauf.

Finden und Zugreifen auf Aufzeichnungen

Zugriff auf Aufzeichnungen

Navigieren Sie zum Abschnitt Aufzeichnungen in ihrem Demodesk Account
Wählen Sie den Button Ansehen neben einer beliebigen Aufzeichnung, um die Aufzeichnung zu öffnen.

Schlüsselwortsuche

Verwenden Sie die Suchfunktion im Aufzeichnungs-Dashboard, um spezifische Schlüsselwörter oder Phrasen in Ihren Transkripten zu finden.

ℹ️ Die Schlüsselwortsuche funktioniert auch innerhalb von Aufzeichnungen.

Feedback geben & anfordern (inkl. Anwendung des AI-Coaches)

ℹ️ Der Tool-Admin kann eine Feedback-Automatisierung für den AI Coach einrichten, sodass manuelles Feedback entfällt.

Bei aktivierter Automatisierung analysiert und bewertet der AI Coach Meetings automatisch anhand der festgelegten Scorecard.

Persönliches, manuelles Feedback geben:

Öffnen Sie die Aufnahme.
Klicken Sie auf „Feedback geben“.
Wählen Sie die gewünschte Scorecard aus.
Wählen Sie das Teammitglied aus, dem Sie Feedback geben möchten.
Gehen Sie die Scorecard Schritt für Schritt durch, bewerten Sie die Leistung mit Symbolen und fügen Sie Ihre persönlichen Kommentare hinzu.
Klicken Sie auf „Feedback absenden“

Feedback vom AI Coach manuell anfordern:

Um den manuellen Aufwand zu reduzieren, können Sie die Scorecard vom AI Coach vorausfüllen lassen:

Öffnen Sie die Aufnahme.
Klicken Sie auf „Feedback geben“.
Wählen Sie die gewünschte Scorecard aus.
Wählen Sie das Teammitglied aus, dem Sie Feedback geben möchten.
Klicken Sie auf „Feedback mit AI-Coach vorausfüllen“.
Warten Sie ca. 3 Minuten.
Überprüfen Sie die Antworten des AI-Coaches und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.
Klicken Sie auf „Feedback absenden“

ℹ️ Das Teammitglied, an das das Feedback gerichtet ist, erhält eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Button „Feedback abschicken“ geklickt wurde. Wenn eine Automatisierung für den AI Coach aufgesetzt wurde, wird diese automatisch empfangen.

Kommentare hinzufügen & Momente teilen

ℹ️ Kontextbezogene Kommentare ermöglichen ein schnelles und effektives Coaching durch Feedback, dass sich direkt auf Gesprächsinhalte und Aussagen bezieht.

Sie können einen bestimmten Moment via einem speziell generierten Link teilen, um die Aufmerksamkeit gezielt auf diesen Moment zu lenken.

Teilen Sie einen Moment aus einer Aufnahme, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Gesagten im Transkript klicken und "Link zum Moment kopieren" auswählen. Dadurch wird ein Text mit einem Link generiert, den Sie an anderen Orten wie Slack teilen können. Jeder Nutzer, der darauf klickt, wird zu diesem speziellen Moment weitergeleitet.

Wenn Sie auf "Kommentar" klicken, werden Sie zur Kommentarsektion weitergeleitet, um einen Kommentar zu diesem speziellen Moment hinzuzufügen. Optional können Sie den genauen Zeitstempel inkludieren. Der Meetinghost wird anschließend via E-Mail benachrichtigt.

ℹ️ Zusätzliche Informationen:

Benutzer mit Zugriff auf Aufzeichnungen können Kommentare abgeben (außer Viewer-Lizenzen).

Admins können alle Kommentare löschen, Benutzer nur ihre eigenen.

Nur Nutzer mit Coaching- und AI-Lizenz können die entsprechenden Module in einer Aufzeichnung sehen; alle anderen haben nur Zugriff auf die Aufzeichnung.

AI-Zusammenfassung ändern

Nachdem die AI basierend auf den Admin-Regeln in Demodesk eine Zusammenfassung automatisch erstellt hat, können Sie diese auch nachträglich innerhalb einer Aufnahme über den AI Chat ändern. Die AI analysiert die Aufzeichnung dann erneut, entweder mit einer anderen Vorlage oder anhand Ihrer Eingabe im AI Chat.

ℹ️ Nur die erste AI Zusammenfassung wird mit dem verbundenen CRM synchronisiert (primäre AI Zusammenfassung wird vom Admin festgelegt).

Diese synchronisierte Zusammenfassung wird nicht gelöscht oder überschrieben, auch wenn Sie weitere Zusammenfassungen oder Informationen über den AI Chat anfordern.

Um die AI-Zusammenfassung zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zur Registerkarte Aufzeichnungen und öffnen Sie Ihre gewünschte Aufzeichnung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „AI-Assistent“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zusammenfassungen“ ODER geben Sie Ihre spezifische Frage/Ihren Prompt in den Chat ein.
Klicken Sie auf „Senden“ und warten Sie, bis die AI die Aufzeichnung neu analysiert und eine neue AI-Zusammenfassung bereitgestellt hat.

🚀 Profi-Tipp: Sie können die AI auch eine Vorlage für eine Follow-up-E-Mail erstellen lassen.

AI-Chat für tiefere Einblicke & Follow-up E-Mails (optional)

Sie können der AI auch Fragen basierend auf dem Besprechungsverlauf stellen. Dies kann äußerst hilfreich sein, um Punkte zu klären, die während der Besprechung besprochen wurden, oder sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Informationen verpasst haben.

Beispielhafte Anwendungsfälle:

Klarstellung von Diskussionspunkten:
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein bestimmtes Thema während der Besprechung behandelt wurde, können Sie einfach eine Frage über unseren AI-Chat stellen.
  - Beispiel: „Wurde das Marketingbudget für Q3 besprochen?“. Die AI durchsucht das Transkript und liefert Ihnen die relevanten Abschnitte, in denen dieses Thema erwähnt wurde.
Erstellung von Follow-up-E-Mails:
- Nach einer Besprechung ist es oft notwendig, eine Follow-up-E-Mail zu senden, um die Diskussion zusammenzufassen und die nächsten Schritte zu skizzieren. Unsere AI kann Ihnen helfen, diese E-Mail zu entwerfen, indem sie das Transkript Ihrer Besprechung als Referenz verwendet. Sie können entweder unsere Vorlage verwenden oder die Frage wie folgt stellen:
  - Beispiel: „Können Sie eine Follow-up-E-Mail entwerfen, die die heutige Diskussion über die Produkteinführung zusammenfasst?“. Die AI erstellt einen E-Mail-Entwurf, der die wichtigsten Punkte der Diskussion enthält.
Verifizierung von Entscheidungen und Aktionen:
- Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Entscheidungen und Maßnahmen während der Besprechungen genau erfasst werden. Dies stellt sicher, dass Sie eine klare und genaue Aufzeichnung dessen haben, was beschlossen wurde und was als nächstes zu tun ist.
  - Beispiel: „Welche Entscheidungen wurden bezüglich des Projektzeitplans getroffen?“ oder „Was sind die nächsten Schritte, die wir für den Kunden vorgeschlagen haben?“.

Haupterkenntnisse

Manuelles & automatisiertes Coaching Feedback: Verwenden Sie Coaching Scorecards, um Feedback an einen Meetingteilnehmer zu geben, oder lassen Sie die Scorecard automatisch durch den AI Coach vorausfüllen (Automatisierungen können durch den Tool-Admin erstellt werden)
AI-generierte Zusammenfassungen: Nutzen Sie die AI-generierte Meetingzusammenfassungen, um auf einen Blick eine Übersicht über die wichtigsten Themen und Inhalte eines Meetings zu gewinnen.
AI Chat & Follow-up-E-Mails: Erstellen Sie über den AI Chat E-Mail Followups und sparen Sie sich somit wertvolle Zeit, oder gewinnen Sie tiefere Einblicke, indem Sie gezielte Fragen an die AI stellen.
Kommentare & Momente teilen: Fügen Sie kontextbezogene Kommentare hinzu und teilen Sie spezifische Momente innerhalb von Aufzeichnungen, um tiefere Einblicke und Informationen zu teilen.